Weniger Zuschüsse, weniger Zuschauer, weniger Fachkräfte – mehr Kostenkontrolle, mehr Wettbewerb

Für die nächsten fünf Jahre werden von der überwiegenden Mehrheit der Verwaltungsdirektorinnen und Verwaltungsdirektoren der Theater- und Opernhäuser in Deutschland geringere Zuschüsse erwartet. Insbesondere vor dem Hintergrund bestehender Tarifvereinbarungen werden diese zu drastischen Einsparungen und Rationalisierungsbemühungen führen müssen. Entsprechend hoch ist die Bedeutung die das Thema Kostenkontrolle und Kostenoptimierung erhält. Etwa die Hälfte der Verwaltungsleiter rechnet zudem bereits bis 2017 mit rückläufigen Zuschauerzahlen aufgrund des demografischen Wandels. Dieser wirkt sich nach Ansicht von jedem fünften Befragten auch auf die Fachkräfte im technischen Bereich aus, so dass auch hier mittelfristig mit einem Mangel zu rechnen sein wird.

Dies sind einige der Ergebnisse einer Untersuchung zu den Anforderungen von Theater-, Opern- und Konzerthausmanagern an Führungs- und Steuerungsinstrumente – durchgeführt von TheaterManagement aktuell und der base4IT AG. Sie geben ein Stimmungsbild über Erwartungen, Befürchtungen, Anforderungen, Wünsche und Barrieren der Verwaltungsleiter von Theater-, Opern- und Konzerthäusern in Deutschland und regt gleichzeitig dazu an, die aktuelle Situation kritisch zu hinterfragen bzw. Lösungsansätze zu diskutieren. Befragt wurden 193 VerwaltungsleiterInnen  in Theatern, Opern- , Konzerthäusern sowie bei Festivals in Deutschland. Insgesamt 107 KulturmanagerInnen haben sich an der Telefonumfrage beteiligt. Das entspricht einer Rücklaufquote von 55,4 Prozent. Damit dokumentieren die Ergebnisse relevante Tendenzen im Markt. Gefragt wurde nach den größten Herausforderungen der kommenden fünf Jahre ebenso wie nach den Faktoren, die für eine Führungskraft im Kulturbetrieb besonders wichtig sind. Im Zentrum der Befragung ging es darum herauszufinden, in welchen Bereichen der Kulturbetriebsführung leistungsfähigere Planungs- und Controlling-Instrumente am dringendsten benötigt werden. Es wurde nach der Einschätzung der Leistungsfähigkeit des Tabellenkalkulationsprogramms MS-Excel im Theater-Controlling gefragt und nach den häufigsten Barrieren bei der Einführung neuer Planungsmethoden und -Systeme.

Befragt nach den größten Herausforderungen für Theater-, Opern- und Konzerthäuser in den nächsten fünf Jahren wurden „sinkende öffentlichen Zuschüsse“ mit 84 Prozent aller Nennungen von den Umfrageteilnehmern am häufigsten genannt. Insgesamt waren bis zu drei Nennungen möglich. An zweiter Stelle rangieren „schwindende Zuschauerzahlen aufgrund des demographischen Wandels“. 52 Prozent der Befragten rechnen damit, dass sich Theater-, Opern- und Konzerthäuser in den nächsten fünf Jahren mit diesem Thema verstärkt auseinandersetzen müssen. Etwas mehr als ein Drittel (37%) sehen in den nächsten fünf Jahren durch ein zunehmendes Überangebot an Unterhaltungsangeboten Probleme auf  die Theater-, Opern- und Konzerthäuser zukommen. Auch im Personalbereich wird es enger. So erwartet immerhin jeder fünfte Verwaltungsleiter (21%) in Zukunft einen Fachkräftemangel im technischen Bereich.

Darüber hinaus wurden die Veränderung von Lebensstilen sowie die Unvorhersehbarkeit politischer Vorgaben und Entscheidungen als große Herausforderungen identifiziert. In der Gesamtbetrachtung sehen sich die Kultur-einrichtungen in den kommenden fünf Jahren damit einer Situation mit weniger Zuschüssen, weniger Zuschauern, weniger Fachkräften sowie mehr Kostenkontrolle und mehr Wettbewerb gegenüber. Vor dem Hintergrund dieser Ergebnisse erscheint, ungeachtet des Imperatives zur besseren finanziellen Ausstattung der Kultureinrichtungen durch die Träger, vor allem die Steigerung der Bemühungen zur Kostenoptimierung und Kostenkontrolle geboten, um verbleibende Einsparungspotenziale aufzuspüren und zu nutzen. Die erwarteten Zuschauerverluste aufgrund des demographischen Wandels und die prognostizierte Steigerung des Überangebotes an kulturellen Angeboten, werden einzelne Einrichtungen vor einen zusätzlichen Legitimationsdruck stellen, was sich wiederum negativ auf die Bereitschaft der Politik zur Förderung auswirken dürfte. Neben einer reinen Effizienzbetrachtung vermag der rechtzeitige Aufbau einer starken Marke auch hier hilfreich sein.

Ohne Kommunikationsfähigkeit geht heute nichts

Wer heute und in Zukunft als Führungskraft im Kulturbetrieb Karriere machen will, tut gut daran seine Kommunikationsfähigkeit zu schulen. 70 Prozent der Befragten Verwaltungsleiter und Kulturmanager bewerteten diesen Aspekt als „sehr wichtig“. Fast 30 Prozent halten Kommunikationsfähigkeit für „wichtig“.

Nahezu gleichbedeutend ist die Fähigkeit zu führen. Mit 99,1 Prozent sind fast alle Befragten der Meinung, dass dieser Aspekt für eine Führungskraft „sehr wichtig“ bzw. „wichtig“ ist. Ebenfalls hochbewertet werden die Aspekte „Erfahrung“ (92,5 % „sehr wichtig“/“wichtig“) sowie „Verhandlungsgeschick“ (90,6 % „sehr wichtig“/“wichtig“) .

Nicht ganz so entscheidend scheinen „Detailkenntnisse der Abläufe im Theater“ zu sein. Hier waren lediglich 75,3 Prozent der Meinung, dass dies „sehr wichtig“ bzw. „wichtig“ sei. Offenbar wird hier ein learning by doing toleriert.

Insgesamt sind die Erwartungen an Führungskräfte im Kultursektor damit hoch gesteckt. Dass gerade Kommunikationsfähigkeit und Führungskompetenz hoch bewertet werden, verwundert in einem personalintensiven Sektor indes nicht. Dennoch dürfte die Zeit des reinen Verwaltens der Vergangenheit angehören. Die Zukunft gehört jedenfalls hoch qualifizierten Kulturmanagern.

Wer steuern will, braucht Informationen

Die frühzeitige Kenntnis der verfügbaren Planungsspielräume werden von  über 94 Prozent der Befragten als „sehr wichtig“ bis „wichtig“ eingeschätzt. Jederzeit über die verfügbaren Budgets informiert zu sein, erhält gerade auch vor dem Hintergrund sinkender Zuschüsse zunehmende Bedeutung. Knapp drei Viertel der Theaterleiter halten dabei leistungsfähige Management-Informationssysteme für „sehr wichtig“ bzw. „wichtig“. Insbesondere in großen Kulturbetrieben ist diese Einschätzung verbreitet. Etwa jeder vierte Verwaltungsleiter wertet dagegen die Notwendigkeit von Informationssystemen als „neutral“ bzw. „weniger wichtig“. Dabei wird vereinzelt auch noch auf das eigene Gefühl und die eigene Erfahrung gesetzt. Etwa die Hälfte der befragten Theater- und Kulturmanager hat die Bedeutung von tagesaktuellen Daten im Controlling erkannt und hält diese dementsprechend für „sehr wichtig“ und „wichtig“.

Leistungsfähigere Instrumente erwünscht

In fast allen Bereichen der Kulturverwaltung werden mehr oder weniger dringend leistungsfähigere Planungs- und Controllinginstrumente gewünscht.  Für gut 75 Prozent der Befragten sind leistungsfähige Management-Informationssysteme von großer Bedeutung. Nur wenige (14%) sind der Meinung, dass „bestehende Tools ausreichend sind“. Ganz oben auf der Liste stehen Lösungen im Bereich „Personalkosten“. Auf Rang zwei der Wunschliste für leistungsfähigere Lösungen steht das Rechnungswesen allgemein (39%) gefolgt von Ticketing (36%) und Marketing (35%). Über ein Drittel der Befragten wünschen sich demnach für das Marketing und den Kartenvertrieb bessere Lösungen. Jeweils 28 Prozent der Befragten wünschen sich bessere Lösungen für die Bereiche (Gast-)Honorarabrechnung sowie Ausstattung und fast jeder vierte bemängelt die bestehenden Tools im Bereich Bestellwesen. Auch für die Personaleinsatzplanung und Dienstplangestaltung wurden vereinzelt Verbesserungen gewünscht.

Die Einführung neuer Systeme scheitert häufig an zu hohen Kosten und fehlenden Mitteln

Wer neue effektivere und effizientere Lösungen für seine Aufgabenstellung sucht, wird häufig mit Barrieren konfrontiert, die die Einführung eines neuen Systems erschweren. An erster Stelle und größtes Hindernis identifizierten die Befragten den Kostenfaktor. Sei es weil die Systeme und Lösungen zu teuer sind, oder weil die Mittel fehlen. 28 Prozent sehen zudem ein Hindernis in den teilweise notwendigen Kosten für erforderliche Hard-ware. An zweiter Stelle rangieren die begrenzten Kapazitäten der Mitarbeiter. 46 Prozent der Befragten nannten diesen Punkt als häufiges Kriterium, weshalb auf die Einführung neuer Systeme verzichtet wird.

Für 42 Prozent der Theaterleiter und Kulturmanager schaffen auch Schnittstellenprobleme Barrieren. Und mehr als jeder dritte Befragte (38%) sieht eine Barriere bei den Gewohnheiten der Mitarbeiter, die gern an bisherigen Systemen festhalten. Jeder Vierte (26%) ist zudem der Meinung, dass es gar keine geeigneten Systeme am Markt gibt. 23 Prozent der Umfrageteilnehmer und damit gut ein Viertel scheuen den hohen Schulungsaufwand – unter anderem aufgrund einer hohen Mitarbeiterfluktuation – und meinen, dass die Einführung neuer Systeme auch an den Kompetenzen der Mitarbeiter scheitern.  Immerhin jeder Fünfte Befragte (21%) meint, dass die Entscheidungsgremien die Einführung neuer Systeme erschweren. Nur zwei Prozent sehen überhaupt keine Hinderungsgründe.

Mehrfach genannt wurde auch die Abhängigkeit von den Systemen der kommunalen Verwaltung, die die Systeme vorgibt. Gewünscht wurden „Weniger komplexe Lösungen und mehr Einfachheit“ sowie  „integrierte Lösung für Theater jeder Größe“. Bemängelt wurde u.a. „die Ahnungslosigkeit“ der Anbieter, deren Lösungen zum Teil an den Bedürfnissen der Theater vorbei gehen. Die Systeme am Markt seien häufig zudem nicht genug getestet. Dabei „steigere die Einbindung der Mitarbeiter des jeweiligen Hauses in der Einführungsphase die Akzeptanz“.

Der vollständige Bericht kann angefordert werden bei info@base4IT.com

 

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