EDV im Kulturbetrieb

von Computertechnik und worauf kommt es bei der Auswahl der richtigen Soft- und Hardware sowie bei der Wahl des Partnerunternehmens an? Dies sind einige der Fragen, denen wir uns in den folgenden Ausgaben näher widmen werden. Obwohl bereits in den achtziger Jahren die Möglichkeit zur Leistungssteigerung, Verbesserung der Dienstleistungsqualität, Rationalisierung und Verringerung der psychischen Belastung der Mitarbeiter erkannt wurden, gibt es derzeit keinen echten Überblick über das aktuelle Angebot. Auch Stadthallen oder Konzertveranstalter benötigen leistungsfähige Instrumente, zum Beispiel im Bereich der Belegungsplanung oder für die Kalkulation und Abrechung.

Einsatzbereiche, das zeigt auch die Übersicht der Unternehmensberatung Culturplan, gibt es in Hülle und Fülle. Aber wie so oft, gibt es nicht die eine Lösung, mit der man alle Aufgaben erfüllen kann. Verbände und Beratungseinrichtungen, wie beispielsweise die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGST), halten sich mit Ratschlägen und Tips vornehm zurück. Die Aufgaben der Theaterverwaltung werden dort ohnehin nur als Teile im vielschichtigen kommunalen Verwaltungsapparat verstanden. Und in dem bereits zehn Jahre alten Gutachten der KGST zur Führung und Steuerung des Theaters, mit gleichlautendem Titel, wird als Empfehlung für eine technikunterstützte Informationsverarbeitung im Theater der Grundsatz formuliert, daß „jedes Theater prüfen muß, wie es Informationstechnik für seine Zwecke sinnvoll nutzen kann“. „Ja, vielen Dank auch für die Unterstützung“, möchte man da antworten. Immerhin wird dort schon in theaterspezifische Aufgaben, wie zum Beispiel die Aufstellung des Saalplanes oder die Abwicklung des Kartenverkaufs, und solche Aufgaben unterscheiden, die auch andere Stellen der Verwaltung erledigen müssen, wie zum Beispiel Ausschreibungsverfahren. Konsequent stellten die Begutachter damals aus ihrer gesamtkommunalen Vogelperspektive Einsatzmöglichkeiten einer auf die kommunale Verwaltung zugeschnittenen Software vor, bestehend aus den drei Teilpaketen: Bürofunktion, Anwendungen anderer Ämter und theaterspezifische Anwendungen. Die Flexibilität einer so allgemein gehaltenen Lösung darf rückblickend wohl getrost bezweifelt werden. Wenngleich der damit erzielten Kompatibilität in Bezug auf Datenaustausch und -übernahme eine große Bedeutung beizumessen ist. Insellösungen, die eine manuelle Übernahme von Daten provozieren sind von vornherein unwirtschaftlicher und fehleranfälliger, als Lösungen, die Schnittstellen zu anderen Systemen zulassen. Das Ideal ist ein Primärdatenbestand und nicht eine Fülle von parallel bestehenden Datenbeständen, die permanent durch Prüfroutinen angepaßt werden müssen.

Ein erstes Beispiel dafür, wie die vielfältigen Anforderungen an eine Software, insbesondere auch im Hinblick auf ein Leistungsfähiges Controlling, gelöst werden können, ist das Theater Nordhausen. Aus Mangel an geeigneten Softwareangeboten, hat man sich für eine Lösung aus dem Hause DOC, Hungen entschieden, die dann an die spezifischen Anforderungen angepaßt wurde. Die DOC-Software stammt ursprünglich aus dem Bausektor, der allerdings in Teilbereichen einige Ähnlichkeiten mit einem Ensemblebetrieb aufweist. So zum Beispiel die Möglichkeit Inszenierungen, ähnlich wie Bauprojekte, über mehrere Perioden buchhalterisch und kalkulatorisch zu begleiten. Die Lösung für Nordhausen ermöglicht unter anderem auch die Berücksichtigung von Bestellungen in der Kalkulation, so daß auf Knopfdruck jederzeit die aktuelle Kosten- und Einnahmensitation einer Produktion ermittelt werden können. „Früher wußte man erst nach Ende der Produktion was sie gekostet hat.

Heute sind wir in der Lage, bereits im Produktionsprozeß auf Soll-Überschreitungen zu reagieren und einzugreifen“, resümiert Dr. Klaus Engert, Verwaltungsdirektor der Theater Nordhausen / Loh-Orchester Sondershausen GmbH. Weitere Details folgen im nächsten Heft, bleiben Sie dran!

Literatur
Donau, Udo; Anforderungen an Theatersoftware, in: Das Theater & das Geld, Nordhausen, 1998, S.. 70-77; Hrsg.: TheaterNordhausen – EDITION Theater und Kritik 1
KGST; Führung und Steuerung des Theaters, Köln 1988

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