von Ein Beitrag von Sabrina Haus, Hirschbiegel + Grundstein GmbH
Das KOKOS.event AnwenderInnen-Treffen der Hirschbiegel + Grundstein GmbH
(H + G) knüpfte auch in diesem Jahr an die Erfolge der vergangenen Jahre an. Ausgetragen in den beeindruckenden Räumen des Kurhauses des Dolce by Wyndham in Bad Nauheim, kamen Kundeninnen und Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zusammen. Im Mittelpunkt standen wieder Software-Neuigkeiten sowie der persönliche und praxisnahe Austausch. Den AnwenderInnen wurde nicht nur gezeigt, wohin die Digitalisierungsreise mit KOKOS.event geht, es wurden auch anschauliche Werkzeuge mitgegeben, die die Effizienz in der Organisation von Veranstaltungen und im Personalwesen steigern.
In den von den Geschäftsführern Matthias Hirschbiegel und Klaus-Jörg Grundstein gehaltenen Fachvorträgen standen die exklusiven Programm-Neuigkeiten, Lösungen zur weiteren Digitalisierung und die zukünftigen Ziele wie auch die Wünsche der AnwenderInnen zur Optimierung der Hauptmodule KOKOS.event Disposition und Dispo.Web sowie KOKOS.event Personaleinsatz-Manager und PeM.Web. im Vordergrund.
Sowohl die neuen wie auch die weiterentwickelten Funktionen zielen direkt darauf ab, administrative Prozesse weiter zu automatisieren, Daten intelligent, strukturiert und zentral zu organisieren und Ressourcen optimal zu nutzen. Das spart wertvolle Zeit und senkt die Prozesskosten durch wiederkehrende Routinen und Vorgänge. Mit dabei waren auch wieder die interaktiven Service-Stationen. Hier hatten die AnwenderInnen die Möglichkeit, ihre fachspezifischen Fragen direkt an die Entwicklungs- und Supportspezialisten zu richten. Anhand konkreter Praxisbeispiele wurden Tipps für den optimalen Software-Einsatz gegeben. Diese direkte Kommunikation garantiert, dass die Software weiterhin exakt am Bedarf der Praxis weiterentwickelt wird. Selbstverständlich lebt das KOKOS.event AnwenderInnen-Treffen auch von der Gemeinschaft. Das begleitende Vernetzen bietet allen Teilnehmenden den Raum, sich in schöner und entspannter Atmosphäre über die Ländergrenzen hinaus mit KollegenInnen auszutauschen und wertvolle Best Practices zu teilen. Auch der persönliche und enge Kontakt mit dem Team von H+G ist sowohl dem Unternehmen wie auch den AnwenderInnen sehr wichtig und wird an diesem Tag besonders großgeschrieben.
Die Hirschbiegel + Grundstein GmbH hat einmal mehr gezeigt, dass KOKOS.event weit mehr als eine reine IT-Lösung ist. Es fungiert als zuverlässige Grundlage für strategische Entscheidungen und sorgt für eine klare Strukturierung komplexer Datenströme. Dank der hohen Anpassungsfähigkeit lässt sich die Software an die individuellen Bedürfnisse unterschiedlichster Betriebe angleichen. AnwenderInnen profitieren dadurch von einer lückenlosen Übersicht über all ihre Prozesse, was die tägliche Arbeit massiv erleichtert. Effizientere Abläufe bedeuten weniger Zeitaufwand für Bürokratie und mehr Raum für das Kerngeschäft. Gleichzeitig schaffen die Systeme eine hohe Transparenz, durch die Engpässe und Fehlerquellen in den Abläufen sofort sicht- und korrigierbar werden.
Kundenstimmen:
KOKOS.event ist für meine Arbeit im Künstlerischen Betriebsbüro ein zentrales Werkzeug, um komplexe Veranstaltungs- und Produktionsprozesse effizient, strukturiert und transparent zu organisieren. Besonders im täglichen Zusammenspiel vieler beteiligter Abteilungen erleichtert die Software den Informationsfluss erheblich und schafft eine verlässliche Grundlage für Planung, Kommunikation und Koordination im gesamten Haus.
Die Zusammenarbeit mit der Hirschbiegel + Grundstein GmbH empfinde ich als sehr angenehm, zuverlässig und partnerschaftlich. Bei Fragen oder Herausforderungen erhält man schnell kompetente Unterstützung und merkt, dass die Anliegen der Nutzerinnen und Nutzer ernst genommen werden. Besonders schätze ich außerdem die offene und kollegiale Atmosphäre der AnwenderInnen-Treffen. Der Austausch mit KollegInnen aus anderen Häusern ist immer bereichernd und liefert viele praktische Impulse für die eigene Arbeit.
Axel Grünert
Künstlerisches Betriebsbüro /
Vermietungen
Musikfestspiele Sanssouci und
Nikolaisaal Potsdam gGmbH
KOKOS.event ist seit März 2008 ein zentrales Werkzeug in unserem Haus und unterstützt uns zuverlässig in Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung sowie bei der komplexen Abrechnung unserer Technik-Abteilungen – selbst bei Großereignissen wie dem Wiener Opernball.
Der Einsatz der Software hat zu spürbarer administrativer Entlastung, schlankeren Abläufen und einer nachhaltig wirtschaftlicheren Arbeitsweise geführt.
Besonders hervorzuheben ist, dass selbst anspruchsvolle kollektivvertragliche Regelungen in der Abrechnung übersichtlich und einfach abgebildet werden können.
Darüber hinaus überzeugt die hohe Anpassungsfähigkeit der Software an unsere spezifischen Anforderungen sowie ihre Stabilität und Verlässlichkeit im täglichen Betrieb.
Die Zusammenarbeit mit der Hirschbiegel + Grundstein GmbH erleben wir als äußerst professionell: kompetent, schnell in der Reaktion, lösungsorientiert und Dank ihrer tiefgehenden Erfahrung im Musiktheaterbereich stets praxisnah und unkompliziert.
Susanne Schwaiger
Personal, Recht, Organisation/Leitung Personal Technik
Wiener Staatsoper GmbH
Der Personaleinsatz-Manager (PeM) der Firma Hirschbiegel + Grundstein GmbH aus Mainz-Kastel passt perfekt zu unserer Veranstaltungsbranche, da er spezifische Anforderungen zuverlässig abbildet, sich auf tarifliche Vorgaben wie zum Beispiel aus dem TVöD problemlos anpassen lässt und unsere langwierige Suche nach einer passenden Software unter anderem zur Digitalisierung der Dienstplanung erfolgreich abgeschlossen hat.
Nach der Entscheidung im Jahr 2013 ziehen wir bis heute eine positive Bilanz: PeM optimiert die Personalplanung und schafft Transparenz für alle Mitarbeitenden. Zudem ist die Zusammenarbeit mit dem Anbieter persönlich, bei Bedarf sehr individuell und immer lösungsorientiert. PeM wird durch stetige Weiterentwicklungen – die sich mit unseren Wünschen und Anforderungen decken – immer smarter und umfassender. Nebenbei ist PeM mit seinen Schnittstellen auch eine sehr gute Abrechnungsgrundlage für die Lohnbuchhaltung. Insgesamt ist PeM eine lohnende Investition, die unsere Prozesse nachhaltig optimiert hat.
ppa. Thomas Großmann
Mitglied der Geschäftsführung
Messe und Congress Centrum Halle Münsterland GmbH
Seit wir bei den Bühnen Graz die KOKOS.event Disposition und den KOKOS.event Personaleinsatz-Manager gemeinsam nutzen, verfügen wir über eine durchgängige, benutzerfreundliche Schnittstelle: von der Dispositionsplanung und den zugehörigen Probendiensten der einzelnen Mitarbeiter bis hin zur finalen Produktionsfassung sowie der vom Arbeitsinspektorat vorgeschriebenen Dienstzeiterfassung für Künstler und Techniker.
Zudem bietet KOKOS.event eine zuverlässige Anbindung an unsere Website und an die Personalverrechnung.
Die Zusammenarbeit mit der Firma Hirschbiegel + Grundstein GmbH verläuft tadellos. Besonders Herr Grundstein überzeugt durch seine Offenheit für die Sonderwünsche der einzelnen Abteilungen, und gesetzliche Neuerungen werden stets prompt und zuverlässig im System umgesetzt.
Katharina Lehofer
IT-Service
Bühnen Graz GmbH
Das Schlosstheater setzt seit zehn Jahren erfolgreich auf die Softwarelösung KOKOS.event der Firma Hirschbiegel + Grundstein GmbH. Ausschlaggebend für die Einführung waren der geringe Implementierungsaufwand sowie die damals einzigartige Cloud-Lösung, die als Alleinstellungsmerkmal standortunabhängiges Arbeiten ermöglichte und damit neue Maßstäbe setzte. Die positiven Erfahrungen führten zur Einführung des KOKOS.event Personaleinsatz-Managers; bis heute tragen insbesondere der verlässliche Kundensupport, regelmäßige Software-Updates und der fachliche Austausch im Rahmen der Anwendertreffen zur erfolgreichen Zusammenarbeit bei.
Markus Hilgers
Disponent /
Künstlerisches Betriebsbüro
Schlosstheater Celle
Wir arbeiten seit inzwischen mehr als zehn Jahren mit der Hirschbiegel + Grundstein GmbH zusammen und nutzen KOKOS.event für unsere Disposition und Produktionsplanung. Für uns als zeitgenössische Tanzcompagnie eignet sich die Software hervorragend für die spezifischen Anforderungen in den Bereichen Raumverwaltung, Gastspielplanung, Personalverwaltung, Disposition und Produktionsorganisation.
Einen besonderen Nutzen sehen wir in der zentralen Bündelung aller relevanten Informationen sowie in den vielfältigen Möglichkeiten der Planung und Koordination. Insbesondere bei der Erstellung von Ablaufplänen, der Disposition von Personal, Räumen und Produktionen sowie bei der Reiseplanung hat KOKOS.event unsere Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht und die Transparenz erhöht. Die hohe Flexibilität bei der Entwicklung individuell auf unsere Arbeitsweise zugeschnittener Auswertungen und Berichte trägt zusätzlich zu einer spürbaren Effizienzsteigerung bei. Die erzielten Verbesserungen wirken sich auf viele Bereiche unseres Betriebs aus und erleichtern die tägliche Arbeit erheblich. Unsere Erfahrungen mit KOKOS.event sind daher durchweg positiv, sodass wir das System inzwischen auch erfolgreich weiteren Anwendern empfehlen konnten.
Ein – wenn nicht der – wesentlicher Grund für unsere Entscheidung zugunsten der Hirschbiegel + Grundstein GmbH als Partner für unsere Dispositionssoftware war die Möglichkeit, in einen engen und direkten Austausch mit den Entwicklern zu treten. Als zeitgenössische Compagnie arbeiten wir mit sehr spezifischen Anforderungen, die häufig über die Standards vergleichbarer Softwarelösungen hinausgehen.
Die Hirschbiegel + Grundstein GmbH zeichnet sich durch ein hohes Interesse an den Anforderungen ihrer Nutzerinnen und Nutzer aus. Individuelle Anpassungswünsche finden stets ein offenes Ohr, werden sorgfältig geprüft und, soweit sinnvoll und möglich, umgesetzt. Viele unserer Anregungen fließen darüber hinaus in die Weiterentwicklung der Software ein. Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch andere Nutzerinnen und Nutzer – ebenso wie wir umgekehrt von den Ideen und Erfahrungen der User-Community profitieren. Vor allem diese Kombination aus hoher Flexibilität und außergewöhnlicher Kundennähe hebt das Unternehmen für uns von anderen Anbietern am Markt ab.
Dipl.-Kfm. Stephan E. Schmidt
Kaufmännischer Leiter
Sasha Waltz & Guests GmbH
Der Nutzen des Einsatzes von KOKOS.event ist seit 2009 am Stadttheater Ingolstadt immens. Das Ziel einer zentralen Datenbank für Termine, Personen und Räume wurde direkt erfolgreich umgesetzt. Durch eine gezielte Rechtevergabe ist die Veröffentlichung von Daten zu unterschiedlichen Zeitpunkten möglich und somit wird eine gute Transparenz im gesamten Haus geschaffen.
Für die Organisation des immer komplexer werdenden Theaterbetriebes ist insbesondere KOKOS.event Disposition seit vielen Jahren ein sicherer Partner, der unsere Prozesse aufgrund automatisierter Vorgänge und Prüfungen erleichtert und vor Fehlern schützt.Die Einführung von KOKOS.event Personaleinsatz-Manager in den Gewerken führte zu einer großen Arbeitserleichterung im Technischen Büro. Dienstpläne und Stunden-Abrechnungen werden in den Abteilungen erstellt und direkt durch eine Schnittstelle zur städtischen Lohnabrechnung eingespeist. Konkrete Arbeitsaufgaben werden nun bereits in der Dienstplanung aufgenommen und sind für alle NutzerInnen einsehbar und somit nachvollziehbarer.
Direkter Kundenkontakt (vor Ort oder online), motivierende Hilfe bei der Einrichtung des Programms, intensive Schulungen, schnelle Lösungssuche bei Problemen oder neuen Anfragen, das zeichnet die Zusammenarbeit mit der Hirschbiegel + Grundstein GmbH aus.
Wie schnell auf die alltäglichen Fragen eingegangen, verstanden und lösungsorientiert gearbeitet wird, beeindruckt mich immer wieder. Das, jährlich so herzlich organisierte, AnwenderInnen-Treffen ermöglicht einen ganz wichtigen Austausch – nicht nur mit den Mitarbeitenden der Firma – sondern auch mit den Nutzer*innen des Programms. Wie höchst unterschiedlich die Theater mit den Aufgaben des Alltags umgehen: ein persönlicher Austausch schärft den Sinn nach Verbesserung im eigenen Betrieb.
Ich bedanke mich herzlich für eine wunderbare, vertrauensvolle Zusammenarbeit seit nunmehr 17 Jahren und vertraue auf diese auch in Zukunft!
Beate Langner
Leitung Künstlerisches Betriebsbüro
Stadttheater Ingolstadt
